» direct naar zoek en menu

Tijdschrift voor webwerkers » Artikel #24

Voordelen van een CMS - Wanneer wel en wanneer niet?

Als je regelmatig veel content publiceert van verschillende auteurs zou je eens serieus na moeten denken over de aanschaf van een content management systeem (CMS). Een goed CMS kan je helpen bij het stroomlijnen van de publicatieprocessen. Het kan ook helpen bij het opzetten van een informatie-architectuur die zowel robuust als flexibel is. En het zorgt er voor dat je je content effectief en (kosten)efficiënt kunt managen.

Een CMS maakt het makkelijker voor mensen om stukken op een website te creëren, corrigeren en publiceren. Vroeger was het zo dat je behoorlijk technisch onderlegd moest zijn (in HTML en programmeren) om iets te kunnen publiceren op een website. Een goed CMS zorgt er voor dat ook niet zo technische auteurs en redacteurs snel en gemakkelijk hun artikelen kunnen publiceren.

Een CMS maakt het makkelijker voor jou om bij te houden wie er toestemming hebben voor het schrijven, corrigeren en publiceren van content. Omdat het vaststaande processen definiëert rond de publicatie kun je bepaalde rechten toekennen aan verschillende personen.

Een goed CMS kan er ook voor zorgen dat er minder budget nodig is voor training, doordat de technische moeilijkheden verkleind worden, terwijl tegelijkertijd meer mensen de mogelijkheid krijgen om mee te doen. En het verlaagt ook de druk op de IT-afdeling, doordat er minder telefoontjes zullen komen met een verzoek om iets op de website te veranderen.

Een CMS reduceert de tijd tussen schrijven en publiceren, zodat je sneller kunt publiceren. Dit is tegenwoordig een belangrijk voordeel voor organisaties. Hoe sneller je cruciale informatie kunt publiceren, hoe meer het oplevert.

Een CMS geeft je de mogelijkheid om een heldere, consistente informatiearchitectuur op te zetten (metadata, classificatie, navigatie, zoeken, layout en ontwerp). Een niet-consequente en slecht ontworpen informatiearchitectuur is een groot probleem op veel websites.

Een CMS beidt de mogelijkheid om metadata goed te managen, door gebruik te maken van templates voor de content. Dit heeft veel voordelen, waarvan de belangrijkste waarschijnlijk een verbetering van het zoekproces is. In het kort komt het er op neer dat wanneer de juiste metadata bestaat voor alle documenten, het veel makkelijker wordt voor bezoekers om de juiste content sneller te vinden.

Beveiliging is een belangrijk punt, vooral voor intranettoepassingen. Een CMS kan ook een betere beveiliging van de content verzorgen. Het regelt namelijk wie er toestemming hebben om content te publiceren, maar ook wie toestemming heeft om deze content te lezen.

Een CMS kan ook meer inzicht geven in de opbrengsten van de energie die in het publiceren wordt gestoken. Je kunt bijhouden wie wat publiceert, hoe snel het gepubliceerd wordt, of men zich aan het publicatieschema houdt, of verouderde content op tijd verwijderd wordt, etcetera.

Een CMS komt het beste tot zijn recht wanneer je werkt met veel auteurs en redacteurs, die zich op verschillende locaties bevinden en regelmatig veel content publiceren. Zonder een CMS zou zo’n site een verschrikking worden om te managen.

Zonder CMS wordt een dergelijke website vaak een onoverzichtelijk rommeltje. De kwaliteit van de content wordt onvoldoende in de gaten gehouden en wordt daardoor ongelijk. De navigatie en layout zijn anders in de verschillende gedeeltes van de site. En dat levert frustraties op voor de lezers.

Wanneer is het nu aan te raden om een CMS te gebruiken, in vergelijking met werken in gewoon HTML of een pakket zoals Microsoft FrontPage? Welnu: je moet tenminste 10 documenten per week publiceren en je moet samenwerken met tenminste 5 auteurs/redacteurs. En wanneer het aantal documenten en medewerkers groter wordt, wordt het meer en meer aantrekkelijk om een CMS te gebruiken.

Als je deze situatie herkent, heb je een CMS nodig. Maar pas op! Verkopers van CMS-oplossingen zijn vaak erg gebrand op het ontwikkelen van complexe, nodeloos ingewikkelde en vooral dure technologieën. Wees gewaarschuwd: een slecht CMS kan erger zijn dan helemaal geen CMS. En er zijn veel slechte pakketten te koop...

Auteur

Gerry McGovern

komt uit Dublin, Ierland en heeft de afgelopen acht jaar veel gedaan op het gebied van content management voor het web.

Hij spreekt er over op internationale congressen, werkt als consultant en schreef onder andere twee boeken: Content Critical en The Web Content Style Guide.

Gerry McGovern publiceert ook een wekelijkse nieuwsbrief, New Thinking.

Publicatiedatum: 27 november 2002

Let op

Naar Voren is op 18 juli 2010 gestopt met publiceren. De artikelen staan als een soort archief online. Het kan dus zijn dat de informatie verouderd is en dat er inmiddels veel betere of makkelijkere manieren zijn om je doel te bereiken.

Copyright © 2002-heden » NAAR VOREN en de auteurs