Een Internet Project Plan vormt de basis voor een website. Het is een document waarin alle relevante aspecten staan beschreven die voor het realiseren van een site van belang zijn. Denk hierbij aan zaken als wie de site gaat gebruiken, wat de site moet communiceren, wat je met de site wilt bereiken, hoe de site eruit moet zien, welke technieken je voor de site gaat gebruiken, hoe de gebruiker kan navigeren door de site, of een database nodig is en door wie en hoe de site wordt onderhouden. In mijn nieuwste boek “Webdesign van concept tot realisatie” beschrijf ik uitgebreid hoe je een dergelijk plan schrijft.

Verzamelen van zoveel mogelijk relevante informatie

Het maken van een Internet Project Plan begint altijd met het onderdeel “Analyse en beeldvorming”. In dit onderdeel vorm je je een beeld over het bedrijf waarvoor de website moet worden ontwikkeld. Je gaat zoveel mogelijk informatie verzamelen. Deze informatie heb je later nodig bij de invulling van de andere onderdelen van het Internet Project Plan. Je moet je een duidelijk beeld gaan vormen over het bedrijf en de website die moet worden gebouwd. Hiervoor moet je je grondig in het bedrijf verdiepen. Naast het verzamelen van informatie moet je ook de juiste vragen stellen en goed luisteren naar wat ze je proberen te vertellen.

Te nemen stappen

De te nemen stappen om tot een goede analyse en beeldvorming te komen van het bedrijf en de te ontwikkelen website zijn:

1. Analyseer de huidige website van het bedrijf. Als het bedrijf al een website heeft, is het belangrijk deze vooraf te analyseren. Let op zaken als navigatie, inhoud, communicatie, interactie, snelheid, ontwerp en uitstraling. Probeer een lijst samen te stellen met sterke en zwakke punten van de huidige site.
2. Verzamel en analyseer andere bedrijfsinformatie zoals jaarverslagen, brochures en gepubliceerde artikelen. Achtergrondinformatie geeft je een completer beeld van het bedrijf. Je kunt de gewenste informatie gewoon bij de klant opvragen. Hij zal het waarderen dat je je horizon verbreedt door achtergrondinformatie over het bedrijf te verzamelen en te analyseren.
3. Onderzoek website van concurrenten of branchegenoten. Vraag aan de klant wie hun concurrenten zijn en bezoek de bijbehorende websites. Je kunt een korte of uitgebreide concurrentieanalyse doen, maar dat is afhankelijk van de wens van de opdrachtgever en het beschikbare budget. Later meer over de concurrentieanalyse.
4. Stel een vragenlijst samen. Een praktisch hulpmiddel om snel veel informatie te verzamelen is het opsturen van een vragenlijst. Hierin worden vragen gesteld over het bedrijf, de website, doel en doelgroep, de ‘look and feel’ van de site, inhoud, interactie, techniek, onderhoud en promotie van de site. Ook hierover later meer.
5. Analyseer de antwoorden op de vragen. Bestudeer de antwoorden op de vragen grondig en maak zo nodig een afspraak met de klant om een en ander nog te bespreken of om de klant te helpen met het beantwoorden van de vragen.
6. Maak een algemene beschrijving voor het project. Probeer te komen tot een samenvatting waarin het bedrijf en het project worden beschreven op maximaal een A4. Het doel hiervan is enerzijds de klant laten zien dat je hebt begrepen waar het om gaat voor het project en anderzijds is het een perfecte samenvatting voor eventuele andere teamleden.
7. Presenteer de bevindingen aan de klant in een kick-off meeting. Nadat je zoveel tijd hebt gestoken in het verzamelen en analyseren van informatie is het voor de klant belangrijk dat hij hier iets voor terugziet. Opdrachtgevers willen graag waar voor hun geld. Plan daarom een bijeenkomst waarin je je bevindingen presenteert aan de klant. Een bijkomend voordeel is dat je de klant betrokken laat voelen en dat is belangrijk in de volgende fasen van het project.

Concurrentieanalyse

In een concurrentieanalyse worden websites van concurrenten van de klant of branchegenoten onderzocht. Vraag aan de klant een lijst met websites van concurrenten. Ga zelf op internet ook op zoek naar concurrenten. Het is best mogelijk dat de klant niet op de hoogte is van alle concurrerende websites. Bezoek ook een aantal websites die misschien niet concurrerend zijn voor de klant maar die voor de ontwikkeling van de website wel interessant kunnen zijn, zoals bedrijven uit een soortgelijke branche, overkoepelende organisaties en internationale bedrijven uit dezelfde branche. Neem de concurrentieanalyse als bijlage op in het Internet Project Plan.
Je kunt een korte en een uitgebreide concurrentieanalyse uitvoeren.

Korte concurrentieanalyse

Bij de korte concurrentieanalyse bekijk je maximaal vijf websites van concurrenten en vul je de korte checklist (.pdf) in. Om deze korte checklist beter te begrijpen moet je zeker ook de uitgebreide checklist (.pdf) bekijken. Na het invullen van de checklist beschrijf je per website wat je goed en zwak vindt aan de website. Dit doe je per website in tien tot twintig regels.

Voorbeeld van een ingevulde checklist voor een korte concurrentieanalyse

Uitgebreide concurrentieanalyse

Je kunt ook een uitgebreide concurrentieanalyse doen, maar dit moet het budget van de opdrachtgever toelaten. Het kost namelijk meer tijd (en dus meer geld). In een uitgebreide analyse evalueer en vergelijk je een uitgebreid aantal punten. Hiervoor vul je voor elke site de uitgebreide checklist (.pdf) in.
Het aantal websites kan bij een uitgebreide concurrentieanalyse sterk variëren, het kan om vijf concurrerende websites gaan, maar ook om twintig. Maak een overzichtelijk rapport van de analyse, compleet met screendumps. Presenteer de resultaten in een overzichtelijke tabel, geef per website een uitgebreide beschrijving en voeg per website twee tot vier relevante screendumps toe. Zorg er ook voor dat de screendumps in kleur worden geprint.

Voorbeeld van een ingevulde checklist voor een uitgebreide concurrentieanalyse.
Er zijn meerdere mogelijkheden om berekeningen uit te voeren met de waarderingen. Je kunt bijvoorbeeld per hoofdkenmerk het gemiddelde uitrekenen (dit zijn de getallen in de laatste kolom). Je kunt ook kijken naar de waardering die het meeste voorkomt (de getallen onderaan de tabel).

Vragenlijst

Met een vragenlijst (.pdf) kun je snel veel informatie verzamelen. Je kunt deze lijst eenvoudig naar eigen wens aanpassen aan de klant en de situatie. Je kunt de vragenlijst uitbreiden met meer specifieke vragen of juist inkorten bij een eenvoudig project. Het is niet nodig bij elke vraag uitleg te geven aan de klant. Laat hem de vragen op zijn manier interpreteren. Je kunt hem dan ook geen antwoorden in de mond leggen. Als iets niet helemaal duidelijk is, is het beter daar later op terug te komen dan alles vooraf te bespreken.

Projectbeschrijving

Een projectbeschrijving is een tekst waarin het bedrijf en het project wordt beschreven op maximaal een A4. Je laat hiermee zien dat je goed hebt geluisterd naar de klant, dat je interesse hebt in het bedrijf en dat je hebt begrepen waar het bij het project om gaat. Daarnaast is een dergelijke samenvatting een goed startpunt voor de overige webteamleden. Beschrijf als toevoeging op de projectbeschrijving in maximaal drie regels wat de kern van het project is. Plaats deze tekst onder de algemene projectbeschrijving.
Een projectbeschrijving is een nuttig instrument om tijdens het lopende project nog eens te lezen. Je kunt dan weer even terugvallen op de start van het project: wat was de aanleiding en waar gaan we ook weer naar toe.

Je stelt de projectbeschrijving samen uit de antwoorden die de klant heeft gegeven op de vragenlijst. De projectbeschrijving mag vooral niet te lang zijn. De tekst moet op maximaal een A4 passen. Zorg ervoor dat de tekst helder en duidelijk is. De onderdelen die er in moeten staan zijn:

• Beschrijving van het bedrijf (naam, grootte, producten/diensten, bedrijven/particulieren, branche, nationaal/internationaal, vestigingen).
• De primaire doelstellingen van het bedrijf en eventueel een missie of visie.
• Aanleiding voor de website.
• Korte beschrijving doel en doelgroep (in het volgende onderdeel van het Internet Project Plan werk je dit uit).
• Korte beschrijving van de gewenste ‘look and feel’ (ook dit komt later in het project nog uitgebreid aan bod).
• Korte beschrijving van hetgeen de website aan informatie en interactie moet bieden.
• Andere relevante informatie.
• In maximaal drie regels de kern van het project.

En verder...

De eerste stap om te komen tot een goed Internet Project Plan als basis voor een website is nu gezet. Volgens het plan dat wij gebruiken heb je nu nog zeven stappen te gaan:

• Doel en doelgroep
• Inhoud website
• Functioneel ontwerp
• Grafisch ontwerp
• Technisch ontwerp
• Onderhoudsplan
• Promotie van een website

Lees hier meer over in het boek Webdesign van concept tot realisatie. Reacties op dit artikel mag je mailen naar Hedwyg van den Elzen.

Meer lezen?
Website horende bij het boek Webdesign van concept tot realisatie » Bestanden (zowel .doc als .pdf)

Enkele webdesign-inspiratiebronnen:

• Brainstorms and Raves
• Workers of the Web, Evolt!
• de Lijst: voor digitale bouwvakkers!
• Kaliber10000 {The Designers' Lunchbox}
• WebWord: usability and human factors for the internet
• Media Inspiration

• Home
• Artikelen
• Colofon