Een offerteverzoek is het mooiste dat je als bedrijf kunt krijgen, zeker als deze al goede informatie bevat. Maar de schrik slaat je om het hart als je leest dat de mogelijke opdrachtgever graag alvast een ontwerp wil zien, zonder daar een vergoeding tegenover te stellen.

Voor een opdrachtgever lijkt dit een logische en zelfs professionele vraag. Als opdrachtgever wil je een zo zuiver mogelijke selectieprocedure volgen. Geen gesprekken vooraf — omdat deze je beslissing kunnen vertroebelen doordat persoonlijke voorkeuren mee gaan tellen. Elke aanbieder krijgt dezelfde briefing, met hetzelfde verzoek — zodat ze allemaal dezelfde uitgangspositie hebben. En om de te verwachten kwaliteit te kunnen beoordelen vraag je alvast een ontwerp(indruk). Een mooi instrument om objectief en op basis van goede informatie de beslissing te kunnen nemen.

Toch zouden wij — webwerkers — de beslissing moeten nemen om niet meer in te gaan op het verzoek om een gratis ontwerp in de offertefase. En opdrachtgevers zouden er eigenlijk niet eens meer om moeten vragen. Waarom? Omdat de kwaliteit van je project er met grote sprongen op vooruit gaat, en je krijgt uiteindelijk een goedkoper en veel beter product. Om te laten zien hoe dit zit kroop Naar Voren in de huid van de opdrachtgever en legde drie ontwerpers het vuur na aan de schenen.

Situatie 1

“We kunnen alleen een eerlijke, onpartijdige selectie maken als we de verschillende partijen dezelfde briefing geven. We kunnen dus niet anders dan een ontwerp vragen om een keuze op te baseren. En als jullie geen ontwerp willen maken voor deze offerte missen jullie dus punten in de selectieprocedure.”

“Als wij een ontwerp voor jullie maken in de pre-sales fase, kunnen jullie mij niet vertellen dat de kwaliteit daarvan niet wordt beoordeeld (je moet toch een beslissing nemen?). Dus wordt er van ons verwacht dat wij binnen het kader van een offerte, die vaak in zeer korte tijd gemaakt moet worden, ons beste werk moeten maken, zonder enige garantie dat wij gecompenseerd worden. Dat klinkt als werken voor niets. En waarom zou ik dat doen voor een organisatie waarmee ik geen relatie heb? Ik moet daarvoor tijd vrijmaken, dus tijd wegnemen van mijn andere betalende klanten.”

“Misschien kunt u zich voorstellen dat een gratis ontwerp niet bestaat; de bureaus zullen ook het maken van dit ontwerp weer moeten terugverdienen. Zij doen dit door uiteindelijk de kosten door te berekenen aan… de klanten, oftewel: u.”

“Ons uitgangspunt is dat een goed ontwerp alleen tot stand kan komen door een intensieve samenwerking met de opdrachtgever.”

Situatie 2

“Ons bedrijf en onze branche zijn uniek – dit is een zeer specifieke opdracht. De ontwerpen in je portfolio zijn gemaakt voor andere bedrijven en dus niet relevant voor ons. Als opdrachtgever kan ik dus alleen zien of je een goed ontwerp voor ons kunt maken als je een proefopdracht maakt.”

“Dat is helemaal correct: ieder bedrijf en iedere branche is uniek. Alle ontwerpen uit ons portfolio hebben dan ook aan de basis een uitgebreide analyse van het bedrijf en de branche. Dit is in onze ogen alleen mogelijk in samenwerking met de opdrachtgever en kost veel tijd. Bij een proefopdracht is dit niet mogelijk en kan zodoende ook nooit een goede weergave van het uiteindelijke resultaat zijn. Dus we gaan heel graag de uitdaging van een ontwerp voor uw bedrijf en branche aan, maar dan wel binnen het kader van een opdracht, zodat we ook echt van dienst kunnen zijn.”

“Wij willen uw bedrijf, en de vraagstelling waarmee u bij ons komt, door en door leren kennen. Alleen zo kunnen we een ontwerp maken dat precies bij u en uw situatie past.”

“Graag maken een afspraak waarbij we u een aantal voorbeelden uit ons portfolio presenteren. We kunnen dan vertellen wat de oorspronkelijke vraag van elke klant was, en hoe wij tot het uiteindelijke ontwerp zijn gekomen. U zult dan zien dat ieder bedrijf uniek is, en het met onze werkwijze niet zozeer van belang is of wij ervaring hebben in de branche.”

Situatie 3

“In onze aanvraag staat duidelijk omschreven wat we op de homepage willen hebben. Wij hebben veel tijd in onze briefing gestoken en hebben daar goed over nagedacht, dus een homepage kun je toch wel even laten zien. Als je een keuken gaat kopen dan gaat de verkoper toch ook gewoon een tekening maken voordat je het besluit moet nemen of je de keuken gaat kopen?”

“De tekening die de keukenverkoper maakt is helaas niet vergelijkbaar met het maken van een uniek ontwerp voor een homepage. De keukenverkoper ontwerpt namelijk geen unieke keuken voor u: hij maakt slechts een nieuwe combinatie van een aantal bestaande elementen. Het ontwerpen van een site is veel meer dan het combineren van een paar kastjes en een gootsteen: elke site is uniek. Die briefing heeft u trouwens niet voor niets gemaakt! De briefing kan als leidraad dienen voor het vervolgtraject.”

“Dat iemand veel tijd steekt in een briefing is logisch. Dat is eigenbelang. En vergeet niet, als uw medewerkers die briefing hebben gemaakt tijdens kantooruren, werden zij er wél voor betaald. Maar vervolgens worden wij gevraagd om iets te doen, kosteloos, in hun belang. Dat is eenzijdig en toont geen respect voor mijn vak, mijn tijd of mijn professionaliteit. Wordt het respect anders gedurende het project? Meestal niet.”

Situatie 4

“Als je de opdracht echt graag wilt, doe je er graag iets extra’s voor. Dat is nou eenmaal je bedrijfsrisico: je moet investeren om een opdracht binnen te halen. Als je de opdracht eenmaal binnen hebt kunnen jullie het ontwerp verder fine-tunen, de schermen en het CMS bouwen, dan komt er heel veel werk jullie kant op.”

“Het denkwerk dat in de ontwerpfase van een project wordt gedaan is vaak bepalend voor de kwaliteit van het hele project. Hoe goed verwacht de opdrachtgever dat het werk wordt, wat onder de tijdsdruk van een offerte wordt gedaan en met de onzekerheid welk gepaard gaat met het mogelijk niet krijgen van de opdracht? Denkt de opdrachtgever echt dat hij/zij het beste werk van het bureau kan verwachten? Toch wordt er besloten op basis van dit werk. Het werken ‘on-spec’ garandeert dat de opdrachtgever mindere resultaten krijgt dan anders.”

“Kies een bureau voor hun bewezen kwaliteiten: het werk voor andere opdrachtgevers. En als je per se iets wilt zien, bied dan een vergoeding aan om de kosten van de werk te dekken. Het bureau maakt dan beter werk omdat het gewoon betaald werk is, en je krijgt de mogelijkheid om een geïnformeerde keuze te maken.”

“Stelt u zich voor dat u naar een hotel gaat en vraagt of u een gratis een weekje mag blijven logeren. Als het bevalt, zult u misschien wel vaker terugkomen en dan wél betalen.”

“En zoals iedere investering is dan ook een grondige kosten-baten analyse verstandig. In onze ogen komt die niet positief uit. U vraagt van ons een aanzienlijke investering in tijd en geld zonder dat we zelf grip hebben op de uiteindelijke keuze. Vanuit uw oogpunt is het ook niet een verstandige investering, aangezien het winnende bedrijf ook alle kosten uiteindelijk toch in de opdracht zal moeten terugverdienen.”

Tenslotte

Opdrachtgevers zouden de vraag niet meer moeten stellen, aanbieders zouden niet meer op de vraag in moeten gaan omdat ze bang zijn om de boot te missen (angst is een slechte raadgever). Een van de ontwerpers gaf de kern van zaak goed weer…

1. De opdrachtgever gelooft echt wat hij zegt, en bewijst daarmee een behoorlijk egocentrisch uitgangspunt en gebrek aan respect voor jouw business en voor je tijd;
2. De opdrachtgever gelooft niet wat hij zegt, en gebruikt deze uitspraken om je te proberen (bewust of onbewust) te manipuleren met als resultaat dat hij gratis werk krijgt waaruit hij kan kiezen.
3. De uitzondering: de contactpersoon die zoiets moet zeggen van zijn of haar baas.

Als je door hebt dat één van de bovenstaande uitgangspunten altijd een rol speelt, dan is het ineens veel makkelijker om NEE te zeggen. En het voelt soms goed ook nog. Webdesigners maak je geen zorgen: er zijn voldoende opdrachtgevers die wél kwaliteit willen, dus wees niet bang om nee te zeggen tegen opdrachten die tegen je principes in gaan. Het is jouw zaak, jouw klantenbestand, jouw medewerkers, jouw toekomst. Je hebt het recht om daar voorzichtig en verstandig mee om te gaan.

• Home
• Artikelen
• Colofon