Tijdschrift voor webwerkers » Artikel #104
Bijna elk bedrijf van enige omvang heeft wel een intranet: een interne website bedoeld om de communicatie tussen werknemers te faciliteren. Maar hoe zet je een intranet op? En wat maakt een intranet tot een succes? Enkele aanwijzingen, aangevuld met voorbeelden uit de praktijk.
Bij het opzetten van een intranet kun je eigenlijk op de zelfde manier te werk gaan als bij een ‘normale’ website. Het enige fundamentele verschil is dat het uiteindelijke resultaat niet voor het hele internetpubliek te bewonderen zal zijn. De doelgroep is dus beperkter (alleen de werknemers) en er kan bedrijfsgevoelige informatie op staan. Daarom wordt er meestal voor gekozen om een intranet volledig binnenshuis te realiseren. Dat wil overigens niet zeggen dat een intranet aan kwaliteit hoeft in te leveren wat het programmeren betreft: een volledig xhtml 1.1-validerend intranet is iets om trots op te zijn.
Herfst 2004. Het intranet van vakbond ABVAKABO FNV is een zooitje: op ruim vier verschillende plekken staan nieuwsberichten, 85% van alle informatie die erop staat is sterk verouderd, er worden framesets gebruikt, er is geen zoekfunctie, het intranet bestaat uit statische html en ga zo maar door. Het moet beter, dat is duidelijk. Er wordt daarom een webteam samengesteld met vijf leden, allemaal werknemers van ABVAKABO FNV: een manager, een vormgever, een systeembeheerder, een programmeur en een informatiedeskundige. In drie maanden moet dit team een nieuw intranet realiseren. Om het project te beheren mag het team gebruik maken van Basecamp, een web-based projectmanagement programma.
Ideeën opdoen
Voordat je begint met bouwen moet er natuurlijk over nagedacht worden over wát je gaat bouwen. Als je al een intranet hebt, is dit het moment om te gaan bedenken wat er mis mee is. Welke informatie moet erop komen? Welke informatie moet er niet op komen? Voor wie is de informatie bedoeld? Allerlei vragen die beantwoord kunnen worden met behulp van een brainstormsessie. Hier komen verschillende afgevaardigden uit het bedrijf bij elkaar om te discussiëren over hoe-het-wel-moet. Het resultaat van deze sessie is een stapel wensen en eisen waaraan het nieuwe intranet moet gaan voldoen. Deze wensen en eisen worden na analyse omgetoverd in een functioneel ontwerp.
Een simpele maar doeltreffende brainstormsessie gaat als volgt: stimuleer de deelnemers om minimaal vijf ideeën op te schrijven op evenveel post-it's en plak die aan de muur. Laat iedereen elkaars ideeën lezen; dit zorgt eventueel voor nog meer. Probeer hierna de verschillende ideeën te clusteren in een aantal categorieën. Deze categorieën zouden heel goed geschikt kunnen zijn om te dienen als een soort hoofdmenu. Vervolgens vraag je de deelnemers om een stip te zetten op het idee dat ze het belangrijkst vinden, en dat vijf keer. Let er wel op dat ze niet alleen hun eigen briefjes aanstippen. De ideeën worden op deze manier geprioriteerd (de post-it met de meeste stippen wint). Aan het einde van de sessie heb je dus een stapel gecategoriseerde en geprioriteerde ideeën: een prima basis om mee te beginnen.
Zoals gezegd moet deze basis geanalyseerd worden om tot een functioneel ontwerp te komen. Hoe uitgebreid een functioneel ontwerp is, mag je helemaal zelf weten. In het praktijkvoorbeeld was een lijst van geprioriteerde systeemeisen en een navigatieschema voldoende. In ieder geval moet het functioneel ontwerp genoeg inzicht geven in de structuur en opbouw van het te bouwen intranet.
Bij ABVAKABO FNV stuurt het webteam uitnodigingen naar diverse beslissingsbevoegde werknemers. Mensen uit de verenigingsorganisatie, personeelszaken, individuele en collectieve belangenbehartiging, voorlichting, enzovoort. Oftewel een dwarsdoorsnede van het bedrijf. Onder leiding van het webteam steken deze mensen de koppen bij elkaar tijdens een brainstormsessie. Er zijn twee wensen die er meteen uit springen: een zoekfunctie en een overzicht van collega's, allebei functionaliteiten die niet in het oude intranet te vinden zijn en erg gemist worden. Het resultaat van de brainstormsessie wordt door het webteam verder geanalyseerd, waarna er op papier een raamwerk ontstaat voor het nieuwe intranet: een functioneel ontwerp, compleet met navigatieschema. Elke vordering wordt geregistreerd in Basecamp zodat ieder teamlid op de hoogte kan blijven.
“Wat” hebben we. Hoe nu verder?
Goed. We weten nu wat het nieuwe intranet moet kunnen. Dan moeten we nu bepalen hoe het nieuwe intranet dat voor elkaar krijgt: hoe gaat het werken en hoe gaat het eruit zien?
Allereerst de techniek. Aan de hand van het functioneel ontwerp kun je een aantal technische specificaties achterhalen. Heeft het nieuwe intranet een Content Management Systeem (CMS) nodig, of zijn een paar statische pagina's voldoende? Als een CMS nodig is, waaruit moet dat dan bestaan om aan de functionele eisen te voldoen? Wanneer je een CMS uitgekozen hebt, waar en hoe wordt dat dan geïnstalleerd en wat is daarvoor nodig? Een in-house webserver? Een dedicated webserver buiten de deur? Een degelijke kosten-batenanalyse kan bij deze keuzes uitkomst bieden. Uiteraard zou je ook zelf een op maat gemaakt CMS kunnen bouwen, maar aangezien er genoeg varianten op de markt verkrijgbaar zijn, laat ik dat even buiten beschouwing. Al deze technische specificaties voeg je samen tot een technisch ontwerp.
Dan de vormgeving. Aan de hand van het navigatieschema is een duidelijke menustuctuur te herleiden: een belangrijk onderdeel van de vormgeving. Daarnaast zijn er nog een aantal open deuren. Het intranet moet aansluiten bij huisstijl van het bedrijf, alles moet binnen ongeveer drie klikken te vinden zijn, een pagina moet goed zichtbaar zijn bij alle schermresoluties die binnen het bedrijf gebruikt worden, enzovoort. Maar het belangrijkst is misschien wel het volgende: men moet het prettig vinden om te werken met het intranet wil het een succesnummer worden. Een goede vormgeving draagt hieraan bij. Bezuinigen op dit onderdeel is dan ook niet verstandig. Alle aspecten aangaande de vormgeving voeg je samen tot een grafisch ontwerp; een soort stijlgids, waarin elk scherm van het nieuwe intranet staat beschreven, eventueel met verhelderende schetsen.
De vormgever van het webteam heeft een aantal schetsen gemaakt voor het intranet, al voordat de brainstormsessie gehouden werd; een vormgeving die volledig aansluit bij al het drukwerk van ABVAKABO FNV, waar hij ook verantwoordelijk voor is. Dit ontwerp zorgt voor een aantal randvoorwaarden met betrekking tot de navigatie. Zo mag het hoofdmenu uit niet meer dan vijf onderdelen bestaan (inclusief de 'Home'-link). Submenu's zijn wel volledig flexibel. Verder bestaat het grafisch ontwerp uit 3 lagen: laag 1 is de voorpagina, laag 2 zijn de pagina's van elk onderdeel van het hoofdmenu, laag 3 zijn de pagina's van elk onderdeel van het submenu. De programmeur vertaalt deze schets uiteindelijk naar werkende xhtml/css testpagina's, die makkelijk omgezet kunnen worden naar templates (sjablonen voor het CMS).
Ondertussen onderzoekt de systeembeheerder de technische specificaties. Omdat er binnen het bedrijf kennis is van PHP en MySQL besluit het team om voor een open source LAMP-configuratie te kiezen. Er worden diverse CMS'en getest, waarna uiteindelijk gekozen wordt voor Expression Engine, een modulair, uit-de-kluiten-gewassen weblogsysteem. Redenen om voor dit pakket te kiezen zijn onder andere de volledig beheersbare broncode, de goede module om gebruikers te beheren, de uitbreidbaarheid van het systeem, de lage kosten en de simpele (dus makkelijk te leren) manier waarop de site onderhouden kan worden.
Wat? Check. Hoe? Check. Wie? Euh...
Met het functioneel, technisch en grafisch ontwerp op zak kunnen de programmeurs aan de slag. Meestal komt dit neer op het maken van sjablonen, het installeren van het CMS, eventuele andere software en het opzetten van de site-structuur volgens het navigatieschema.
Terwijl het nieuwe intranet wordt ingericht – maar het mag ook eerder – kan de inhoud geregeld worden. Of beter gezegd, kan geregeld worden wie voor de inhoud gaat zorgen. Een deel van de inhoud kan van andere systemen komen, zoals een personeelsadministratiesysteem. Als er andere informatiesystemen zijn waar nuttige gegevens uit gehaald kunnen worden, moet worden onderzocht of, en zo ja hoe, die systemen aan het CMS te koppelen zijn. Als de verschillende systemen niet aan elkaar te koppelen zijn, is het misschien wel mogelijk om gegevens van het ene systeem te exporteren en te importeren in het andere. Natuurlijk zijn er ook pakketten op de markt die alles-overkoepelend zijn, maar omdat die vaak exorbitant duur zijn en een totale bedrijfsreorganisatie tot gevolg hebben, gebruiken we die maar niet.
Een ander deel van de inhoud van het intranet moet vers gemaakt worden, en vooral ook iedere dag vers gemaakt blijven worden. De site zal pas echt gaan leven als de inhoud regelmatig ververst wordt met nieuwe berichten, die ook nog eens goed leesbaar zijn. In die zin verschilt een intranet niet van een ‘normale’ website. In een ideale wereld heb je natuurlijk als bedrijf één of meerdere webredacteuren tot je beschikking die van de hoed en de rand weten als het gaat om webteksten. Helaas gaat dat niet altijd op, dus zul je een ander plan nodig hebben. Bij de brainstormsessie zaten afgevaardigden van elke afdeling. Op een soortgelijke manier kun je per afdeling een persoon aanwijzen die berichten mag plaatsen op het nieuwe intranet. Deze mensen moeten instructies krijgen, wellicht in de vorm van een cursus, over hoe ze berichten op het nieuwe intranet moeten plaatsen. Zie ook het artikel ‘Het gaat om de inhoud’ voor meer tips over kwaliteitsinhoud.
Het installeren van het CMS is een peulenschil, dus het skelet van het nieuwe intranet van ABVAKABO FNV is snel opgezet. Ondertussen heeft de informatiedeskundige alle bruikbare stukken van het oude intranet gehaald. Deze stukken kunnen zonder problemen in de nieuwe omgeving gezet worden. Voor het ledenbestand (ook wel smoelenboek genoemd) heeft Personeelszaken een spreadsheet gemaakt, zodat het webteam de gegevens makkelijk kan importeren in de MySQL-database. Omdat het ledenbestand aangevuld kan worden met informatie die vroeger her en der verspreid was over het oude intranet, wordt het bestand completer en bruikbaarder dan ooit tevoren. Ook heeft de informatiedeskundige een lijst samengesteld van contentleveranciers. Deze (en andere) personen worden uitgenodigd voor de gebruikerstest.
Testen maar
Tijdens het opzetten en programmeren van het nieuwe intranet kunnen de programmeurs de site al testen om fouten eruit te halen: het zogenaamde White Box-testen. Maar omdat de programmeurs de werking van het systeem te goed kennen, is alleen White Box-testen niet genoeg: ook de eindgebruikers zonder voorkennis van het systeem zullen het nieuwe intranet moeten testen op toegankelijkheid, functionaliteit en gebruiksgemak. Dat noemen we Black Box-testen.
Nodig daarom wat gebruikers uit voor een testsessie (bijvoorbeeld dezelfde mensen die meededen met brainstormen). In die sessie laat je ze een aantal taken uitvoeren. Deze taken heb je van tevoren beschreven in een scenario. Schrijf op hoe de gebruikers omgaan met de nieuwe site, met name de punten waar ze niet aan het verwachtingspatroon voldoen. Deze (verbeter-)punten kunnen verwerkt worden in een laatste ronde van aanpassingen, waarna het nieuwe intranet klaar is voor implementatie.
De manager van het team – die toevallig ook usability-expert is – heeft een aantal taken beschreven in een testscenario. Er wordt een zaaltje gereserveerd met een aantal pc's, waar de eindgebruikers hun taken kunnen uitvoeren. Elk teamlid kijkt mee over de schouder van een gebruiker en maakt notities. Daarna worden de bevindingen besproken. Er komen een aantal gemeenschappelijke problemen boven water drijven, sommigen gerelateerd aan de werking van het nieuwe intranet (een zoekveld dat niet duidelijk is), andere meer aan de werking van de computer zelf (tekst groter maken door de resolutie van het beeldscherm te veranderen). De gevonden verbeterpunten worden in de twee weken daarop verwerkt en het intranet is dan officieel af.
Implementeren
Het nieuwe intranet is nu gebouwd, getest en goed bevonden. Dat betekent dat het in gebruik genomen kan worden. Communiceer de home-pagina van het intranet door het bedrijf, of nog beter, zorg ervoor dat de ICT afdeling die pagina instelt als de start-pagina van elke browser. Gelukkig is de implementatie van een intranet minder omvangrijk dan die van een softwarepakket, dus misschien houd je wel tijd over voor een klein feestje...
Winter 2004. De index-pagina van het oude intranet van ABVAKABO FNV wordt vervangen door de nieuwe - en klaar is Kees. Om het verrassingseffect extra groot te laten zijn wordt het nieuwe intranet zonder aankondiging patsboem aangezet. Positieve (en een enkele negatieve) reacties stromen binnen en een weekje na implementatie geniet het webteam van een vlaai om het succes te vieren. De implementatie van het intranet was daarmee misschien wel het meest eenvoudige van het hele project.
Tot slot
Een intranet bouwen kan op vele manieren. Dit is er één van. Misschien zijn er werkwijzen die beter aansluiten bij (de schaalgrootte van) jouw bedrijf, maar in grote lijnen zal het neerkomen op de zojuist beschreven manier. Het zal een succes zijn wanneer het nieuwe intranet goed bezocht wordt, het regelmatig voorzien wordt van verse informatie en vooral wanneer men het prettig vindt om ermee te werken.
Een aantal maanden na de implementatie van het nieuwe intranet is men bij ABVAKABO FNV nog steeds tevreden. Regelmatig verschijnen er nieuwe berichten op het intranet en met name het smoelenboek werkt erg prettig. Mensen roepen dat ze nu eindelijk het gezicht bij een naam kennen. Verder vindt men het nieuwe intranet qua vormgeving stukken beter dan wat het was. Niet alleen over de vormgeving worden complimenten ontvangen, maar ook over de manier waarop het project werd aangepakt. Het webteam kon het hier alleen maar mee eens zijn en zal daarom deze methode ook gebruiken voor andere webprojecten.
Lodewijk Schutte
bedenkt, bouwt en beheert bij de Bond en beukt bikkelhard in zijn band.
Bovendien babbelt hij over bijzondere belevenissen in zijn blog.
Publicatiedatum: 09 maart 2005
Naar Voren is op 18 juli 2010 gestopt met publiceren. De artikelen staan als een soort archief online. Het kan dus zijn dat de informatie verouderd is en dat er inmiddels veel betere of makkelijkere manieren zijn om je doel te bereiken.
Copyright © 2002-heden » NAAR VOREN en de auteurs