Stop met het noemen van het woord 'offerte' en prijsopgave. Zeker als je hetzelfde bedoelt. Hoe noem ik het dan? Lees het in dit artikel. Maar eerst een voorbeeld …

Uit het leven gegrepen

Henk stapt heel blij in de auto. Hij mag een aanbieding maken voor zijn prospect! En dat na een eerste gesprek van drie kwartier… Ging alles maar zo makkelijk.

Het bedrijf wat hij zojuist bezocht, is op zoek naar een nieuwe website en als ontwerper mag hij die site maken. Er is wel concurrentie, maar dat is normaal in deze heftige markt. “En ik weet wat de directeur wil”, zegt Henk zelfverzekerd, naar zichzelf knipogend in de achteruitkijkspiegel.

Het telemarketingbureau dat afspraken voor hem maakt, maakte enkele weken geleden deze afspraak bij Solvisionaire, zijn prospect. Zij krijgen betaald per gemaakte afspraak. Het kan daardoor voorkomen dat er afspraken worden geforceerd.

De aanbieding wordt gemaakt, toegezonden en nagebeld door Henk. Zijn contactpersoon bij Solvisionaire houdt de boot wat af en stelt de beslissing nog een paar weken uit. “Don’t call us, we’ll call you!”, is de boodschap van Solvisionaire aan Henk. Dit doet hem denken aan een hit uit de jaren 70.

De klant komt zijn afspraak na: Henk krijgt na een maand namelijk een e-mailtje van Solvisionaire met daarin de boodschap dat ze voor een andere partij hebben gekozen.

Henk baalt als een stekker en belt Solvisionaire op om opheldering te vragen. En die komt er. Henk hou je vast:

1. prijs is te hoog
2. aanbieding dient als prijsvergelijk en als input voor andere aanbieders
3. aanbieding dient slechts als brochure
4. aanbieding dient om “ervan af te zijn”
5. opbouw teksten en inhoud spreken niet aan
6. de aanbieding is veel te lang (vierentwintig pagina’s)

Henk krijgt deze punten boven tafel na flink doorvragen. Solvisionaire is wonder boven wonder heel eerlijk tegen Henk. Henk bedankt Solvisionaire voor de openheid en zet alles op een rij om voor zichzelf na te gaan hoe dit zo heeft kunnen lopen.

Regels

In het verkeer zijn er regels en bij de sport zijn er regels. Zo ook voor het maken van ‘offertes’. Met wat ‘offertespelregels’ kun je heel concreet aan de slag om juist die onweerstaanbare en winnende aanbieding te maken.

En het is beter om het woord ‘offerte’ te vervangen door aantrekkelijker klinkende synoniemen. Een ‘offerte’ kost namelijk geld en dat wil een aspirant klant niet.

Wees alert als…

Als het moment aangebroken is om een aanbieding te maken, dan zou het zo moeten zijn dat jij jezelf afvraagt waarom je dat verzoek krijgt en waarom op dat moment? Is de aanbieding bedoeld als spiegelofferte, of om er van ‘af te zijn’, of om inzicht in de prijzen te krijgen…?

Titel

Geef het voorstel een aansprekende titel mee om de lezer te prikkelen. Een goede titel:

• is pro-actief en geeft de uitdaging weer met een link naar het eindresultaat
• bestaat uit maximaal tien woorden
• heeft een positief woordgebruik

Enkele voorbeelden van titels die het ambitieniveau van de ‘probleemhouder’ weergeven zijn:

• Met product X naar marktleiderschap
• Van passief naar pro-actief huizen bemiddelen
• Samenwerken naar de 100 miljoen

Met een pakkende titel krijgt de aanbieding de aandacht van de (mee)lezers. Vervolgens is het goed om de titel verder uit te werken in een analyse van de uitdaging. Geef ten slotte aan hoe jouw organisatie en jij die uitdaging wil waarmaken.

Geef dus duidelijk aan welke actie je gaat ondernemen, maar vooral ook wat iedere stap oplevert aan resultaat, profijt, enzovoort voor de probleemhouder (ergo: prospect). Algemeen: schrijf pro-actief en niet in de lijdende vorm. Beoordeel en veroordeel het verleden niet, maar formuleer uitdagingen naar de toekomst (Bierkens, 2001).

Een opmerking die ik vaak hoor als het gaat om de introzin van de ‘offerte’: “Maar je mag toch niet met ‘ik’ beginnen?” Geloof in jezelf en stel de prospect/klant op de eerste plaats. Én ik ken geen ‘offerte’ die afgewezen is omdat deze met 'ik' begon. Probeer het maar eens! :-)

De structuur van het voorstel

Wat ik je nu aangeef als structuur is niet in beton gegoten. Het is een idee om je voorstel te laten bestaan uit de volgende onderdelen:

• Intro en teruggrijpen naar gesprek (100% toegespitst op dé situatie bij de prospect!)
• Omschrijving hoe het nu is
• Omschrijving hoe de klant het gerealiseerd wil zien over [periode x] > zijn wensen in ‘zijn woorden’ omschreven
• Wat is er nodig om van A naar B te komen (jullie diensten/producten, werkzaamheden, aanpak, etc.)
• Planning (opleveringsdatum en dan terugrekenen in de tijd tot en met besluitvorming prospect > is dit realistisch?)
• Herhaal nog eens wat de prospect belangrijk vindt aan ‘een leverancier’ en koppel ieder item aan jullie toegevoegde en unieke waarde (als die er is…)
• Investering en eventuele onderhoudstarieven
• Nog iets over jouw bedrijf of jouw persoon opnemen? (Hou dit kort, laat de lezer in het middelpunt van de belangstelling staan)
• Verwijzing naar de Algemene Voorwaarden
• Slotzin die bestaat uit een actie vanuit jouw kant (‘Ik bel u!’) en eventueel aangevuld met een witruimte waar de prospect de offerte kan accorderen voor opdracht.

Ook hier gaat Pareto op: de 80/20 regel. Althans in mijn situatie als ik trainingen, coaching en lezingen ‘verkoop’. 80% van de 'offerte' is standaard en 20% is specifiek toegespitst op de situatie van de prospect. En dit heeft de lezer niet in de gaten… (ja, vanaf nu wel dan).

Op deze manier kost het ‘offerte maken’ mij 3 uur met een slagingskans van ongeveer 90%. Dit laatste omdat ik zoveel aandacht schenk aan het kwalificeren van de prospect. Lees de laatste alinea van dit artikel hierover.

En dan de prijs!

Verlaging van de prijs kan alleen als jij iets aan de levering verandert of bepaalde activiteiten niet of minder intensief uitvoert. Als je een korting afspreekt, neem deze dan altijd op in de opdrachtbevestiging. Inclusief reden. Als je met de prijs zakt, vraag er dan iets anders voor terug. Denk aan andere betalingsvoorwaarden, minder pagina's, het aandragen van een nieuwe klant (gegarandeerd), etc.

Wat levert het je op?

Eigenlijk zou het zo moeten zijn dat ‘een offerte’ altijd een opdracht oplevert…
Velen laten zich verleiden tot het maken van ‘een offerte’, zonder dat er een duidelijk zicht is op een kans van slagen van zeg negentig procent. Ik ken leveranciers waarbij hun prijsopgave na opdracht wordt ingeleverd bij de opdrachtgever, louter als formaliteit. Een aanbieding is een schriftelijke vastlegging of bevestiging van wat vooraf afgesproken is. Zonder verrassingen in aanbod en investering.

Dit artikel is ook bedoeld als een stuk bewustwording bij jou hoe je jouw kostbare tijd het beste kunt besteden. Want waar kies je voor of wat doe je liever? Voor offertefabriek spelen óf juist eerst goed kwalificeren en vervolgens doelgericht een onweerstaanbaar aanbod doen? Als je wilt weten hoe ik kwalificeer, dan kan ik daar in een volgend artikel een keer verder over uitweiden als je wilt. Mail me, ook als je andere vragen hebt over offertes en verkopen!

Literatuurverwijzingen

Dit artikel is in bewerkte vorm eerder gepubliceerd als hoofdstuk 11 in het boek van Jan-Willem Seip 'Van prospect naar klant: 12 succesfactoren' (2003).

Verdere bronnen

• Bierkens, Mario, Doorlopend Succesvol Verbeteren; Een praktische methode om continu uw organisatie, uw klant en uw medewerkers te verbeteren, Zeist, DOOR Uitgeverij, 2001.
• Kwakman, Frank, Professionals & Acquisitie; Succesvol opdrachten verwerven in de zakelijke dienstverlening, Schoonhoven, Academic Service, 2002.
• Seip, Jan-Willem, Handboek Salescoaching; Coaching, een cadeau aan jezelf!, Deventer, Vendicum, 2003.

• Home
• Artikelen
• Colofon