» direct naar zoek en menu

Tijdschrift voor webwerkers » Artikel #157

Omgaan met opdrachtgevers - Duidelijke communicatie met (wisselende) contacten

Als freelancer heb je contact met verschillende opdrachtgevers. Dat zorgt voor veel variatie. Een voordeel, maar het heeft uiteraard ook nadelen. Aangezien je jezelf als opdrachtnemer vaak moet aanpassen aan de opdrachtgever (tenzij je super eigenwijs bent en het niet erg vindt daardoor opdrachten te verliezen) is het moeilijk één methode met succes te blijven volgen.

Zelf werk ik als freelance illustrator met vaste maar ook met wisselende opdrachtgevers. Ik merk dat er trucs zijn om het contact met wisselende contacten zo soepel mogelijk te laten verlopen. Als opstartende illustrator liep ik tegen van alles aan, maar hier heb ik gelukkig ook een hoop van geleerd. Mijn zeven regels…

1. Vraag raak.

Denk nooit dat je wel weet wat een opdrachtgever wil. Vaak komt na een uitgebreid vragenuurtje pas naar voren wat een opdrachtgever belangrijk vindt in een project. Maak een vaste vragenlijst: wat is de doelgroep, contactpersoon, voorkeur voor een stijl. Vraag visuele voorbeelden, liefst uit je eigen portfolio, anders blijft een stijlsoort te vaag. Vraag de opdrachtgever in kernwoorden (vrolijk, krachtig, beweeglijk) het gewenste resultaat te omschrijven.

2. Richt een vaste informatieplek in.

De offerte is het startpunt van een project en moet dus alle belangrijke informatie bevatten. Daarbij hoort ook korte info over het bedrijf. Als er een gewenste bestaande stijl is afgesproken kan een bijlage met een visueel voorbeeld praktisch zijn.

Maar zorg er naast de offerte voor dat opdrachtgevers op een vaste plek informatie kunnen vinden over praktische zaken. Alle begrippen die je in de offerte gebruikt die onduidelijkheid kunnen veroorzaken vallen daaronder. Zelf heb ik korte teksten over licentie, prijsberekening en het projectverloop op mijn site geplaatst. Opdrachtgevers kunnen dit los van een opdracht lezen om een beeld van mijn werkwijze te vormen. Ook verwijs ik ernaar in mijn offerte bij de desbetreffende kopjes. Zo kan een opdrachtgever rustig en in zijn eigen tempo de voor hem handige info doorlezen (en hoeft hij niet vol schroom te vragen wat licentie nu precies is). De opdrachtgevers met voldoende kennis kunnen de extra info rustig negeren. Als je geen eigen informatieplek hebt, kun je ook verwijzen naar een andere site waar praktische zaken (beknopt!) staan uitgelegd. Zo zijn er bijvoorbeeld de sites www.mijnauteursrecht.nl en Creative Commons Nederland.

3. Herhaal belangrijke afspraken.

Ook al heb je in de offerte bepaalde afspraken zwart op wit staan, zorg ervoor dat je er tijdens het project zonodig naar terugverwijst. Bijvoorbeeld: als in de offerte staat dat de opdrachtgever recht heeft op drie aanpassingen van het ontwerp en je nadert de vierde aanpassing, geef dan even aan dat de aanpassingen vanaf dat moment onder meerwerk vallen. Als de opdrachtgever dan het betreffende onderdeel van de offerte is vergeten, ervaart hij het niet als een negatieve actie tegenover hem. En mocht het budget de aanpassing niet toelaten, dan kan hij de extra projectfase nog een halt toeroepen.

4. Behoud het contact.

Zorg ervoor dat duidelijk is wanneer je weer contact opneemt. Als je een mailtje met een verzoek tot een offerte ontvangt en je zit tot de nok toe vol met deadlines, stuur dan binnen een dag een kort mailtje terug waarin je aangeeft wanneer je uiterlijk zal antwoorden. Zo voorkom je dat de opdrachtgever met vraagtekens blijft zitten en misschien na een paar dagen naar een ander stapt. Als je een project opstart en je je eigen planning heb gemaakt, geef dan ook een globale planning aan de opdrachtgever waaruit blijkt wanneer deze bijvoorbeeld schetsontwerpen zal ontvangen.

Als beloofde acties van de opdrachtgever uitblijven (bijvoorbeeld het opsturen van te illustreren teksten) is het ook verstandig om zelf contact te houden. Bel of mail regelmatig (bellen is vaak beter) zodat ze sneller tot actie zullen overgaan. En mochten ze het daarvoor te druk hebben, je kunt altijd vragen rond welke tijd er waarschijnlijk meer duidelijkheid omtrent een project is. Tegen die tijd bel je dan zelf weer op als ze zelf geen contact leggen.

5. Geef de grenzen van je verantwoordelijkheid aan.

Maak duidelijk wat nodig is van de kant van de opdrachtgever om het project soepel te laten draaien. Geef bij een planning ter inzage bijvoorbeeld aan wanneer het commentaar van de contactpersoon uiterlijk binnen moet zijn om de gevraagde deadline te halen. Als het project daarna door te trage reacties van een contactpersoon uitloopt, is duidelijk dat de verantwoordelijkheid daarvoor niet bij jou ligt. En als je duidelijk visueel voorbeeldmateriaal nodig hebt, beschrijf dit dan ook specifiek. Bijvoorbeeld: ‘De stand van handen en voeten moet duidelijk zichtbaar zijn, evenals de volledige persoon zonder afsnijding van de foto.’ Zo voorkom je dat je ongeschikt materiaal moet weigeren en kostbare tijd van jou en de opdrachtgever verloren gaat.

6. Gebruik je stem.

Als er toch iets misgaat in de communicatie, zorg er dan voor dat je belt met de desbetreffende contactpersoon. Persoonlijk langsgaan is waarschijnlijk nog beter, maar niet altijd haalbaar. Mailtjes kunnen verkeerd geïnterpreteerd worden, hoe voorzichtig je ze ook opstelt. Als je opbelt kan de opdrachtgever aan je stem horen hoe je het bedoelt. Bij een mail vult de ander het zelf in, wat voor grote misverstanden kan zorgen.

7. Communiceer zorgvuldig.

Als je mailtjes stuurt, lees ze dan voor verzending minstens twee keer over, zodat je zeker weet dat alles er zo duidelijk mogelijk staat. Een vliegensvlug verzonden mailtje kan door de onduidelijkheid juist later weer vertraging opleveren. Pas op met humoristische opmerkingen die verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Als je vol zit met een negatieve emotie en je wilt een mailtje sturen: NIET DOEN! Pas als je bent afgekoeld, bijvoorbeeld de dag erna, kun je het mailtje gaan schrijven. Natuurlijk alleen als het dan nog zinnig is. En zoals ik hierboven al schrijf, bellen is dan beter.

Als je een slecht gehumeurde contactpersoon aan de lijn krijgt, die niet voor rede vatbaar is, geef dan aan dat verder praten geen nut heeft (soms werkt een stem dan weer averechts), en dat je liever later weer contact op wilt nemen. Zo is er genoeg tijd om af te koelen. Later kan het gesprek weer hervat worden.

Conclusie

Ondanks de verschillen in opdrachtgevers zijn er algemene methodes om er goed mee om te kunnen gaan. Hopelijk heb je wat aan deze tips.

Auteur

Sanne Miltenburg

werkt als freelance illustrator onder de naam Sanne Tekent. Haar werk is verschenen in kinder- en sportboeken, agenda’s, abri’s, bladen en in een lespakket.

Publicatiedatum: 19 mei 2009

Let op

Naar Voren is op 18 juli 2010 gestopt met publiceren. De artikelen staan als een soort archief online. Het kan dus zijn dat de informatie verouderd is en dat er inmiddels veel betere of makkelijkere manieren zijn om je doel te bereiken.

Copyright © 2002-2016 » NAAR VOREN en de auteurs